Cómo organizar la lista de invitados

La lista de invitados se pelea siempre por lo mismo: se empieza por los nombres cuando había que empezar por el número. Acá va el orden que funciona, sirve para un casamiento, unos 15 o un baby shower, y abajo está la herramienta para llevarla.

¿Por dónde se empieza?

Por el tope, antes de escribir a nadie. Sale de tres datos: cuánta gente entra sentada en el salón, cuánto se puede gastar por cubierto, y quién pone la plata (si los padres ponen, vienen con nombres). El menor de esos números manda, y todo lo demás es acomodar gente adentro.

Se cuentan personas, no invitaciones

Es el error que más caro sale. La lista dice ochenta nombres y el salón factura ciento veinte cubiertos: la diferencia son las parejas, los hijos y los acompañantes que nunca se anotaron. Una invitación a un matrimonio con dos chicos son cuatro lugares y cuatro platos.

Por eso cada nombre necesita al lado cuánta gente entra con esa invitación. Con esa cuenta bien hecha, el número que le pasás al salón es el verdadero.

La herramienta para llevarla

Es gratis, se usa desde el celular y no pide cuenta ni mail: lo que cargás se guarda en tu propio teléfono. Suma los acompañantes para que el total sean personas, sigue las confirmaciones con tres estados, muestra cuánto pesa cada grupo y lo baja en Excel cuando el salón lo pide. Se puede instalar como app y funciona sin internet.

¿Cómo se recorta sin quedar mal?

Con criterios parejos para los dos lados, decididos antes de mirar nombres:

• Si hace más de dos años que no hablás con esa persona, no va. Vale para los dos igual.
• O están todos los primos, o ninguno. Cortar por rama de familia es lo que genera enojos que duran años.
• Los del trabajo son el grupo entero o nadie, nunca tres de la oficina.
• Los chicos: una sola regla (van todos, van los de la familia, o no van) avisada en la invitación.
• Los acompañantes de los solteros: se define de antemano si la invitación dice más uno, y se aplica a todos.

Y la regla que más discusiones ahorra: nadie recorta la lista del otro. Si el tope son cien y son dos familias, son cincuenta y cincuenta, y cada uno resuelve su mitad.

¿Cuándo se cierra?

Cuando el salón pide el número final, entre una y dos semanas antes. Hasta ahí, todo en pendiente: siempre hay bajas, sobre todo de los que viajan. Cerrarla dos meses antes no sirve, lo único que hace es que el número esté viejo cuando te lo pidan.

Después de la lista, las fotos

Esa misma gente que ordenaste va a sacar fotos toda la noche, y van a quedar repartidas en cien celulares. Instante es la cámara descartable digital de la fiesta: un QR en cada mesa, cada invitado saca fotos desde el navegador sin bajar nada, y todo cae en el mismo álbum. Gratis hasta 30 invitados, y los planes se cobran por la misma cantidad de gente que contaste recién.

Y si todavía no empezaste por el principio: